成功会议四要素

兼听则明，偏信则暗。

──北宋司马光《资治通舰．唐纪》

 

智慧之道，在於明白何事可以略过不论。

──威廉．詹姆斯（William James 1842-1910）

 

开会这个词汇听来好像很严肃，其实两个人一起商讨事情已经算是开会。事实上，某些老板的确很喜欢开会，事无大小均召集公司上下开会商议，白白浪费宝贵的工作时间。相反，认真而有效率的会议则可提高生产力。因此，作为领导不能不掌握开会的技巧秘诀。

 

1)      开会准备

会前准备工作越仔细，越能提高会议效率。这从会议的资讯搜集开始，到设定议程、选定日期及与会人士、发出会议通知等等。主持会议的经理及参与会议的员工才有充分的资料准备，思索议题、提出建议，提升会议的效率。

 

2)      积极参与

管理人员应以开会目标为中心，带领整个导入、展开、讨论、汇总、结论的过程。同时应广纳众议、包容异议，减低无益对抗，注意控制时间及调整议题，充分讨论各项议程，并作出结论及决议。

 

3)结论为本

管理专家说「会必有议，议必有决，决必有行，行必有果」，切忌会而不议、议而不决，决而不行，行而不果」，通过会议实战学懂主持会议的技巧，能主持成功、有效率的会议彰显出自己的管理能力，令员工下属拜服。

 

4)会后跟进

会后有没有效率乃主持人及参与者的共同责任，有效率的会议可以加强上下员工之间的互动。若只属空谈，决议没有落实执行，或没有定期评估执行进度、效果，则会议的作用便大打折扣。领袖需要负起跟进的责任，如有需要应作出调整、调动等等。

 

总结

《五代史平话．周史．卷下》有云：「宋齐丘不欲唐主割地，谓李德明轻佻，言多失实。」言多失实，有效率的会议才能提高生产力。

 

会议也有本身的礼节要参与者注意。如不迟到、不早退、不半途离席、不神游太虚、不私语、不独占发言、不高压性发言、 不插他人的话、不离题、不人身攻击、不流於情感、不为反对而反对等等。

 

不能付诸行动的空谈，最好只字不提。

──喀莱尔（Thomas Carlyle，苏格兰散文家及历史学家）