告别WFH 办公室收纳提升工作效率

日期:2020-06-27

疫情稍有缓和,相信不少人已陆续返回工作岗位。然而,大家办公室里的工作枱是否跟家里的枱一样混乱?经过一阵子的在家工作,相信已体会到在一张整齐的书桌工作可以令工作更有效率了。趁大家跟公司书桌「久别重逢」之际,是时候去整理工作间了。

 

纸张绝对是书桌和工作间首位会囤积的物件,让我们先来整理一下它们吧。

 

不需要永久存档的文件或信件,它们跟杂志、报纸、宣传单张、产品目录上的资讯一样也有「最佳使用日期」。随着时间的流逝,它们虽然不会像食物般发臭或腐坏,但纸上的资讯的确会「走味」,所以我们要定期淘汰纸张和文件。

 

只保留已执行项目的最后版本

 

在一个项目诞生至完成的期间,可能出现了十个八个不同的版本,如果每个版本也列印出来储起,会发现纸张惊人。我们只需把已执行的项目的最后版本留起,之前的版本则数码化,然后存档供日后参考。

 

有时为了方便,我们会把互联网上一些资讯列印出来。如果那是可随时取得的资料,便不需留下纸本,有需要参考资料时才再去网上查阅,省掉纸张之余还可确保那是最新资讯。

 

文件数码化减少大量纸张

 

筛选完的文件,如果有个人或敏感资料务必妥善处理,其余的则按纸张类别回收。把纸张或文件数码化的确是办公室减少纸张的好办法,但谨记数码化后的档案必须把它们命名为容易理解的关键字,并放在同事们也能容易寻找的档案中。如果只顾把文件数码化而日后却找不到档案 ,那麽之前做的所有功夫也变得徒劳无功啊!

 

作者:杂物谘询师阿橙

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