成功會議四要素

兼聽則明，偏信則暗。

──北宋司馬光《資治通艦．唐紀》

 

智慧之道，在於明白何事可以略過不論。

──威廉．詹姆斯（William James 1842-1910）

 

開會這個詞彙聽來好像很嚴肅，其實兩個人一起商討事情已經算是開會。事實上，某些老闆的確很喜歡開會，事無大小均召集公司上下開會商議，白白浪費寶貴的工作時間。相反，認真而有效率的會議則可提高生產力。因此，作為領導不能不掌握開會的技巧秘訣。

 

1)      開會準備

會前準備工作越仔細，越能提高會議效率。這從會議的資訊搜集開始，到設定議程、選定日期及與會人士、發出會議通知等等。主持會議的經理及參與會議的員工才有充分的資料準備，思索議題、提出建議，提升會議的效率。

 

2)      積極參與

管理人員應以開會目標為中心，帶領整個導入、展開、討論、彙總、結論的過程。同時應廣納眾議、包容異議，減低無益對抗，注意控制時間及調整議題，充分討論各項議程，並作出結論及決議。

 

3)結論為本

管理專家說「會必有議，議必有決，決必有行，行必有果」，切忌會而不議、議而不決，決而不行，行而不果」，通過會議實戰學懂主持會議的技巧，能主持成功、有效率的會議彰顯出自己的管理能力，令員工下屬拜服。

 

4)會後跟進

會後有沒有效率乃主持人及參與者的共同責任，有效率的會議可以加強上下員工之間的互動。若只屬空談，決議沒有落實執行，或沒有定期評估執行進度、效果，則會議的作用便大打折扣。領袖需要負起跟進的責任，如有需要應作出調整、調動等等。

 

總結

《五代史平話．周史．卷下》有云：「宋齊丘不欲唐主割地，謂李德明輕佻，言多失實。」言多失實，有效率的會議才能提高生產力。

 

會議也有本身的禮節要參與者注意。如不遲到、不早退、不半途離席、不神遊太虛、不私語、不獨佔發言、不高壓性發言、 不插他人的話、不離題、不人身攻擊、不流於情感、不為反對而反對等等。

 

不能付諸行動的空談，最好隻字不提。

──喀萊爾（Thomas Carlyle，蘇格蘭散文家及歷史學家）