告別WFH 辦公室收納提升工作效率

疫情稍有緩和，相信不少人已陸續返回工作崗位。然而，大家辦公室裡的工作枱是否跟家裡的枱一樣混亂？經過一陣子的在家工作，相信已體會到在一張整齊的書桌工作可以令工作更有效率了。趁大家跟公司書桌「久別重逢」之際，是時候去整理工作間了。

 

紙張絕對是書桌和工作間首位會囤積的物件，讓我們先來整理一下它們吧。

 

不需要永久存檔的文件或信件，它們跟雜誌、報紙、宣傳單張、產品目錄上的資訊一樣也有「最佳使用日期」。隨著時間的流逝，它們雖然不會像食物般發臭或腐壞，但紙上的資訊的確會「走味」，所以我們要定期淘汰紙張和文件。

 

只保留已執行項目的最後版本

 

在一個項目誕生至完成的期間，可能出現了十個八個不同的版本，如果每個版本也列印出來儲起，會發現紙張驚人。我們只需把已執行的項目的最後版本留起，之前的版本則數碼化，然後存檔供日後參考。

 

有時為了方便，我們會把互聯網上一些資訊列印出來。如果那是可隨時取得的資料，便不需留下紙本，有需要參考資料時才再去網上查閱，省掉紙張之餘還可確保那是最新資訊。

 

文件數碼化減少大量紙張

 

篩選完的文件，如果有個人或敏感資料務必妥善處理，其餘的則按紙張類別回收。把紙張或文件數碼化的確是辦公室減少紙張的好辦法，但謹記數碼化後的檔案必須把它們命名為容易理解的關鍵字，並放在同事們也能容易尋找的檔案中。如果只顧把文件數碼化而日後卻找不到檔案 ，那麼之前做的所有功夫也變得徒勞無功啊!

 

作者：雜物諮詢師阿橙